Tujuan dari manajemen logistik adalah tersedianya bahan logistik setiap saat dibutuhkan, baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan secara efisien.
Ketersediaan setiap saat dibutuhkan ini sering dirancukan dengan istilah Just In Time, yang sebenarnya adalah salah satu metode untuk mengendalikan penyediaan bahan dalam proses produksi sesuai pentahapannya.
Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami sebagai proses penggerakan dan pemberdayaan semua sumber daya yang dimiliki dan atau yang potensial untuk dimanfaatkan, untuk operasional, secara efektif dan efisien. Oleh karena itu untuk menilai apakah pengelolaan logistik sudah memadai, menjadi sangat sederhana, yaitu dengan menilai apakah sering terjadi keterlambatan dan atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia, berapa kali frekuensinya, berapa banyak persediaan yang mengganggur (idle stock) dan berapa lama hal itu terjadi. Berapa banyak bahan yang kadaluarsa atau rusak atau tidak dapat dipakai lagi. Menurut Hartono (2004) manejemen logistik sebagai suatu fungsi mempunyai kegiatan-kegiatan yakni :
a. Perencanaan Kebutuhan
Fungsi perencanaan ini pada dasarnya adalah menghitung berapa besar kebutuhan bahan logistik yang diperlukan untuk periode waktu tertentu, biasanya untuk satu tahun. Menurut Hartono (2004 ) ada dua cara pendekatan yang digunakan dalam perencanaan kebutuhan obat, yaitu :
1). Dengan mengetahui atau menghitung kebutuhan yang telah dengan nyata dipergunakan dalam periode waktu yang lalu :
a). Jumlah sisa/persediaan pada awal periode
b). Jumlah pembelian pada periode waktu.
c). Jumlah bahan logistik yang terpakai selama periode.
d). Jumlah sisa bahan logistik pada akhir periode
e). Membuat analisis efisiensi penggunaan bahan logistik, dikaitkan dengan kinerja yang dicapai.
f). Membuat analisis kelancaran penyediaan bahan logistik, misalnya frekuensi barang yang di minta “habis” atau tidak ada persediaan, jumlah barang yang menumpuk, serta penyebab terjadinya keadaan tersebut.
Metode ini sering disebut dengan metode konsumsi, yaitu melihat besarnya penggunaan periode lalu
2). Dengan melihat program kerja yang akan datang :
a). Membuat analisa kebutuhan untuk dapat menunjang pelaksana kegiatan pada periode waktu yang akan datang, yang berorientasi kepada program pelayanan, pola penyakit, target kinerja pelayanan
b). Memperhatikan kebijakan pimpinan mengenai standarisasi bahan, ataupun kebijakan dalam pengadaan. (Untuk obat misalnya ada formalarium, untuk pengadaan di RS dan puskesmas milik Pemerintah diatur oleh Keppres
c). Menyesuaikan perhitungan dengan memperhatikan persediaan awal, baik meliputi jenis, jumlah maupun spesifikasi bahan logistik
d). Memperhatikan kemampuan gudang tempat penyimpanan barang metode ini sering diistilahkan dengan metode epidemiologi
Dalam perhitungan dilapangan, biasanya kedua metode ini dipergunakan secara simultan dalam arti untuk saling melengkapi. Keracunan yang sering terjadi adalah istilah perencanaan kebutuhan disamakan dengan perencanaan pengadaan, karena keduanya memang membuat perhitungan kebutuhan, hanya tujuannya berbeda.
Perhitungan kebutuhan diatas dilaksanakan secara berjenjang dan bertahap yaitu dimulai dari unit / satuan kerja terkecil, kemudian sesuai dengan hierarki diteruskan keatas melalui bidang /bagan untuk dikompilasi dan dianalisa, menjadi suatu usulan /rencana kebutuhan rumah sakit atau puskesmas. Kebutuhan tadi dibuat dalam bentuk matriks sehingga terlihat besar kebutuhan perjenis barang dan kapan harus disediakan (alokasi jumlah dan waktu)
b. Penganggaran
Fungsi berikutnya adalah menghitung kebutuhan diatas dengan harga satuan ( dapat berdasarkan harga pembeli waktu yang lalu atau menurut informasi yang terbaru), sehingga akan diketahui kebutuhan anggaran untuk pengadaan bahan logistik tersebut. Karena bahan logistik itu beraneka ragam jenis dan sifatnya, maka pengalokasian dalam rencana anggaranpun biasanya terintegrasi dalam berbagai mata anggaran. Mengingat bahwa bahan farmasi, obat-obatan dan alat medis habis dipakai merupakan hal yang vital dalam pelayanan, dan mendapat porsi yang cukup besar dalam penyediaan anggaran,maka pendalaman mengenai pengendalian bahan farmasi di rumah sakit dan puskesmas akan mendapat porsi yang lebih banyak dalam perencanaan logistik Rumah sakit atau Puskesmas.
Namun jika jumlah/besarnya anggaran melampaui perkiraan besarnya pendapatan, maka harus diadakan upaya untuk meningkatkan pendapatan dan atau mengingatkan efisiensi, oleh karena itu perlu dilakukan analisa kembali, belanja apa saja yang bisa di kurangi atau dihilangkan.
Contoh Penganggaran Logistik RS
c. Pengadaan
Fungsi berikutnya adalah pengadaan, yaitu semua kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan bahan logistik yang telah direncanakan, baik melalui prosedur:
1). Pembelian
2). Produksi sendiri, maupun dengan
3). Sumbangan dari pihak lain, yang tidak mengikat
4). Konsinyasi, yaitu barang titipan dari supplier/rekanan untuk dijual,pembayaran dilakukan setelah barang laku.
Khusus untuk pembelian, pada Rumah Sakit Pemerintah berlaku peaturan berdasarkan Keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000, yaitu tenteng Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Dalam Kepprers ini diatur pengadaan barang melalui prosedur pengadaan langsung, pemilihan langsung, maupun dengan pelelangan, yang pada pelaksanaan dilapangan kadang-kadang menimbulkan ketidak efesiensi, karena sesuatu jenis barang harganya dapat berbeda tergantung cara pengadaannya. Akibatnya akan menyulitkan dalam menyajikan dalam data akuntansi dan komputerisasi (sistim informasi akuntansi dan manajemen).
Penentuan kapan harus mengadakan, dalam jumlah berapa, dengan metode/cara apa barang diadakan sangat menetukan berpengaruh dalam mewujudkan pengelolaan
d. Penyimpanan
Fungsi penyimpanan ini sebenarnya termasuk juga fungsi penerimaan barang, yang sebetulnya juga mempunyai peran strategi. Kesalahan sering terjadi adalah penerimaan barang hanya mencocokkan dengan surat pengantar barang (faktur barang), bukan terhadap surat perintah kerja / surat pesanan (phurchase order =PO). Secara garis besar maka yang harus di cek kebenarannya adalah :
1), Kesesuaian dengan jenis, jumlah dan spesifikasi bahan serta waktu penyerahan barang terhadap surat pesan (SP), surat perintah kerja (SPK) atau purchase order (PO).
2). Kondisi fisik bahan, apakah tidak ada perubahan warna, kemasan, bau noda dan sebagainya yang mengindikasikan tingkat kualitas bahan.
3). Kesesuaian waktu penerimaan bahan terhadap batas waktu SP/PO.
Barang yang diterima tersebut kemudian dibuatkan berita acara penerimaan (BAP) barang, biasanya rangkap tiga, dimana salah satu tembus disamping gudang sebagai dokumen pendukung.
Berdasarkan sifat dan kepentingan baarang/bahan logistik ada beberapa jenis bahan logistik yang biasanya tidak langsung disimpan digudang,akan tetapi diterimakan langsung kepada pengguna. Yang penting adalah bahwa mekanisme ini harus diatur sedemikian rupa sehingga tercipta internal check (saling uji secaara otomatis) yang memadai, yang ditetapkan oleh berwenang (Direksi).
Fungsi penyimpana ini dapat diibaratkan sebagai jantung manajemen logistik, karena sangat menentukan kelancaran pendistribusian. Oleh karena itu maka tekhnik-tekhnik pengendalian persediaan perlu diketahui dan dipahami secara baik. Beberapa keuntungan melakukan fungsi penyimpanan ini adalah :
1). Untuk mengantisipasi keadaan yang fluktuatif, karena sering terjadi kesulitan memperkirakan kebuthan secara tepat dan akurat
2). Untuk smenghindari kekosongan bahan (out of stock)
3). Untuk menghemat biaya, serta mengantisipasi fluktasi kenaikan harga bahan
4). Untuk menjaga agar kualitas bahan dalam keadaan siap dipakai
5). Untuk mempercepat pendistribusian.
Fungsi penyimpana ini disebut jantung dari manajemen logistik karena dari sini dapat diketahui apakah tujuan manajemen logistik tercapai atau tidak. Sehingga salah satu indikator keberhasilan manajemen logistik adalah pengelolaan gudang tempat penyimpanan. Harap diingat bahwa tujuan manajemen logitik adalah ketersediaan bahan setiap dibutuhkan
Ada beberapa teori yang diberikan sebagai teori untuk mengendalikan persediaan ini, namun dalam penerapannya harus hati-hati, karena suatu teori baru dapat diterapkan telah dipenuhi. Misalnya saja untuk menerapkan teori pengendalian persediaan dipersyaratkan antara lain:
1). Kebutuhan bahan dapat diperkirakan dan dihitung dengan pasti.
2). Kesinambungan pemasok dapat dijamin.
3). Sistem informasi logistik yang terintegrasi dalm sistem informasi manajemen, memadai
4). Pengawasan intern (intenal Auditor) berjalan dengan baik dan konsekuen
5). Membudayakan pelaksanaan kerja yang tertib dan sehat
6). Reward and punishment system yang konsisten dan konsekuen.
7). Tersedia gudang dan pngelolaan yang memadai.
8). Anggaran yang cukup.
Teori yang dikenal dalam pengendalian persediaan adalah ABC system.
Dengan ABC Index kritisnya, EOQ (Economic Order Quality), JIT (Just In Time), Kanban System, dan lain sebagainya, namun teori ini dipergunakan dalam persediaan perusahaan yang memproduksi barang fisik.
Produk yang dihasilkan oleh rumah sakit adalah jasa, yang sifatnya intangibel , dan jasa pelayanan medik yang diberikan tergantung dari jenis penyakit yang akan di obati. Dengan demikian menjadi sangat sulit untuk dapat menebak pasien dengan kasus apa yang akan datang kerumah sakit. Untuk jenis penyakit yang sama saja obatnya berbeda tergantung jenis kelamin ,umur , keadaan pasien (kondisi umum) dan tergantung siapa dokternya. Dengan demikian maka pengendalian persediaan obat dan bahan farmasi tidak dapat menerapkan teori diatas secara konsekuen.
Oleh karena itu metode yang sering digunakan dalam pengendalian persediaan adalah dengan memperhatikan sifat barang / obat apakah termasuk barang vital, Esensial atau Normal (VEN System), digabungkan dengan apakah barang tersebut termasuk Fast atau Slow moving. Kombinasi kedua methode ini selama periode tertentu kemudian dihitung kebutuhan atau penggunaannya akan diketahui jumlah rata-rata penggunaan perbulan, dan juga fluktuasi permintaannya.
Dari perhitungan itu secara empiris, dapat ditetapkan berapa besar jumlah :
1). Persediaan minimal /jenis barang/bulan
2). Persediaan maksimal/jenis barang/bulan
3). Persediaan pengaman (iron stock/idle stock)
Untuk menghitung ini, yang perlu diperhatikan adalah berapa lama (duration) waktu peyediaan sejak pesanan diterima rekanan/suplier sampai barang diterima oleh rumah sakit (ini disebut Lead Time) dan berapa kebutuhan barang selama periode tersebut.
Dalam penyimpanan dikenal ada sistem FIFO (first in first out) dan LIFO (last in first out), namun dalam kenyataan di lapangan, yang di praktekkan hanyalah sistem fifo, sedangkan methode lifo hanya dig unakan dalam sistem akuntansi persediaan, karena ini akan berdampak pada perhitungan harga pokok penjualan dan dalam penyusunan laporan rugi laba. Khusus untuk rumah Sakit seharusnya fifo juga harus di baca sebagai firs expired first out (FEFO), mana yang mempunyai masa kadaluarsa pendek/singkat harus dikeluarkan terlebih dulu, tidak tergantung kapan diterimanya digudang.
e. Pendistribusian
Efisiensi pelaksanaan fungsi pendistribusian ini juga secara tidak langsung akan mempengaruhi kecermatan dan kecepatan penyediaan,oleh karena itu harus ditetappkan prosedur baku pendistribusian bahan logistik, meliputi:
1). Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab mengenai kebenaran dan kewajaran permintaan bahan, baik mengenai jumlah, spesifikasi maupun waktu penyerahannya. Hal ini sangat penting agar tidak terjadi pemborosan atau pengeluaran yang tidak perlu.
2). Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab menyetujui permintaan dan pengeluaran barang dari gudang. Di Rumah Sakit Pemerintah biasanya penanggung jawab gudang sekaligus bertindak selaku Bendaharawan Barang.
Pendistribusian bahan logistik selain dapat juga dilaksanakan berdasarkan par level metode, yaitu standarisasi jumlah bahan logistik tertentu untuk ruang tertentu. Kemudian setiap hari petugas gudang mengecek beberapa banyak bahan yang telah di gunakan, kemudian mengisi kembali agar jumlah bahan tetap.
f. Penghapusan
Penghapusan adalah proses penghapusan tanggung jawab bendahara barang atas bahan atau barang tertentu sekaligus mengeluarkan dari catatan/pembukuan yang berlaku penghapusan barang diperlukan karena :
1). Bahan/barang rusak tidak dapat dipakai kembali
2). Bahan/barang tidak dapat didaur ulang atau tidak ekonomis untuk diatur ulang
3). Bahan/barang sudah melewati masa kadalursa (expire date)
4). Bahan/ barang hilang karena pencurian atau sebab lain
Penghapusan barang dapat dilakukan dengan :
1). Pemusnahan, yaitu dibakar atau dipendam/ditanam
2). Dijual/dilelang. Untuk RS Pemerintah, hasil penjualan dan pelelangan harus disetor ke kas negara.
Setelah penghapusan dilaksanakan, maka dibuat berita acara Penghapusan, yang tembusannya dikirim keinstansi yang berkompeten.
B. Kerangka Berpikir
Terwujudnya keadaan sehat adalah kehendak semua pihak, tidak hanya oleh keluarga, kelompok dan bahkan oleh masyarakat. Untuk dapat mewujudkan keadaan tersebut, salah satu diantaranya yang mempunyai peranan cukup penting adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Salah satu unit pelayanan kesehatan yang utama adalah puskesmas, dimana puskesmas adalah Unit pelaksana teknis dinas Kesehatan Kabupaten /Kota yanng bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya. Puskesmas berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal.
Pelaksanaan pembangunan di bidang kesehatan, di selenggarakan melalui usaha-usaha penyediaan pelayanan kesehatan yang lebih luas dan merata bagi seluruh masyarakat dimana salah satu program pelayanan kesehatan yang bersifat upaya pengobatan ( kuratif) membutuhkan logistik seperti obat-obatan untuk kegiatan pelayanan kesehatan baik di Puskesmas pembantu, oleh karena itu sangat diperlukan penerapan manajemen sehingga kebutuhan logistik dapat dipenuhi baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan sacara efisien dengan kebutuhan di masing-masing unit pelayanan.
Ketersediaan setiap saat dibutuhkan ini sering dirancukan dengan istilah Just In Time, yang sebenarnya adalah salah satu methode untuk mengendalikan penyediaan bahan dalam proses produksi sesuai pentahapannya. Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami sebagai proses penggerakkan dan pemberdayaan semua sumber daya yang dimiliki dan atau yang potensial untuk dimanfaatkan, untuk mewujudkan ketersediaan bahan logistik, setiap saat dibutuhkan untuk operasional, secara efektif dan efisien. Oleh karena itu untuk menilai apakah pengelolaan logistik sudah memadai, menjadi sangat sederhana, yaitu dengan menilai apakah sering terjadi keterlambatan dan atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia, berapa kali frekuensinya, berapa banyak persediaan yang menganggur (idle stock) dan berapa lama hal itu terjadi. Berapa banyak bahan yang kadaluarsa atau rusak atau tidak dapat dipakai lagi. Menurut Hartono ( 2004 ) manajemen logistik sebagai suatu fungsi mempunyai kegiatan-kegiatan yakni perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan.
Daftar Pustaka
